Privacy protocol

Je leest op dit moment de privacyverklaring van Fomadex fotografie. Wij verstrekken diensten zoals fotografie, workshops, printing, multimediasuppor, Ict support,… en verkopen goederen zoals fotoafdrukken en informaticamateriaal.

In deze privacyverklaring leest u alles over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daar mee omgegaan wordt.

Zo wordt uitgelegd waar uw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen uw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind u hier ook al uw rechten met betrekking tot uw gegevens en hoe u gebruik kan maken van die rechten.

De privacyverklaring zal soms gewijzigd of aangepast worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam deze periodiek te raadplegen.

We zijn ons bewust van het vertrouwen dat u in ons stelt en we zien het als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen.

Bij vragen kan u ons steeds contacteren via mail (maarten@fomadex.be) of telefoon (0485 966 572)

Welke gegevens worden bijgehouden met welk doel?

Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens bewaart door Fomadex fotografie. Deze worden hieronder toegelicht

Contact opnemen

Wij zullen uw contactgegevens noteren of vragen indien u contact met ons opneemt via mail, telefoon of rechtstreeks. Als contactgegevens zullen wij alleen de noodzakelijke gegevens opvragen zoals naam, adres, telefoon, mailadres, gsm.

Communicatie

Wanneer u mail naar ons verstuurt is het mogelijk dat wij die berichten bewaren. Wij zullen soms ook vragen naar de persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie belangrijk zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken correct en efficiënt te kunnen beantwoorden. Mailcommunicatie wordt opgeslagen op een Exchange-mailserver bij een hosting bedrijf om zo altijd de laatste nieuwe beveiligingstechnieken te kunnen toepassen.

Noch mailverkeer, noch telefoongesprekken zullen zonder uw voorafgaande toestemming met derden gedeeld worden. Vertrouwelijke gesprekken blijven uiteraard dat: vertrouwelijk.

Wij zullen uw gegevens ook niet combineren met andere persoonlijke gegevens waar wij, of een derde partij, over beschikken.

Persoonlijke gegevens van technische aard

Voor onze dienstverlening in multimedia- en IT support kan het zijn dat wij om technische gegevens of toegangsgegevens vragen. Denk hierbij aan IP adressen (enkel interne adressen), login gegevens van je pc, software accounts, licentiesleutels,… zodat we u bij een probleem vlot en adequaat kunnen verder helpen. Deze gegevens worden in een versleutelde database bijgehouden die enkel toegankelijk is door Fomadex fotografie en nooit aan derden getoond wordt.

Facturatie

Wij vragen ook uw gegevens op voor facturatie. Hiermee bedoelen we uw naam, eventuele bedrijfsnaam, adres, email-adres, en ondernemings- of btw nummer. Deze gegevens worden enkel met ons boekhoudkantoor gedeeld dat deze verwerkt voor wettelijk doeleinden.

Bij betaling ontvangen wij eveneens het rekeningnummer. Dit word niet opgeslagen, noch verwerkt.

Indien wij een creditnota moeten maken vragen wij wel uw rekeningnummer op, dat naderhand ook niet bijgehouden, noch verwerkt wordt.

Indien wij een creditnota moeten maken vragen wij wel uw rekeningnummer op, dat naderhand ook niet bijgehouden, noch verwerkt wordt.

Analytics

De website van Fomadex fotografie verzamelt jouw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met google analytics. Deze gegevens zijn anoniem en dus niet aan je persoonlijke gegevens gebonden. Denk hierbij aan gegevens zoals de duur van het gemiddelde bezoek, welke pagina’s het meest bezocht worden,… Deze gegevens worden door google bijgehouden geduren uw browsersessie.

Cookies

De website van Fomadex fotografie gebruikt geen cookies behoudens de tracking cookie van google analytics.

Beelden en andere media

Als fotograaf houd ik ook de beelden die door mij van u gemaakt zijn bij. Deze worden enerzijds vanuit een gerechtvaardigd belang (u foto’s en grafisch werk kunnen bezorgen), en anderzijds vanuit een artistiek belang bewaart.

Deze beelden kunnen door ons ook gebruikt worden voor commerciële- of promotie doeleinden, maar slechts wanneer dit van u, de klant, mag.

Ontvangers

De gegevens die Fomadex fotografie ontvangt worden in slechts 3 situaties gedeeld met derden:

  • Een extern gehoste mailserver. Dit is een mailserver op exchange basis om de meest recente beveiligingsprotocollen te kunnen garanderen
  • Facturatiegegevens die bij ons boekhoudkantoor liggen om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen betreffende BTW en het voeren van een boekhouding
  • Foto’s die naar een labo of drukker gestuurd worden voor afdrukken

Wij selecteren deze leveranciers op hun professionaliteit en hun reputatie maar zullen ook hen enkel de meest noodzakelijke gegevens bezorgen.

Opslag periode

Uw gegevens worden bewaard door Fomadex fotografie voor een langere periode.

Beelden, andere media, contactgegevens en technische gegevens worden bewaard zolang Fomadex fotografie zijn handelsactiviteit uitoefent of tot u aangeeft dat u wenst dat deze gegevens verwijderd worden. U kan uw gegevens laten verwijderen mits een simpel mailtje of telefoontje.

Mailcommunicatie wordt voor een periode van maximum 5 jaar bewaard. Hierna word deze van de server verwijderd.

Beveiliging

Van persoonsgegevens worden geen fysieke copieën gemaakt, uitgezonderd fotoafdrukken. Alle gegevens worden op, met sterke wachtwoorden, beveiligde computers bewaard die telkens met hun eigen antivirus systeem beveilgd zijn en waar enkel Fomadex fotografie toegangen op heeft. Indien het mobiele apparaten betreft worden de harde schijven versleuteld zodat het zelfs in het geval van verlies of diefstal heel onwaarschijnlijk is dat data in handen van derden valt.

Onze website is beveiligd met een SSL certificaat dat u kan herkennen aan de HTTPS code voor het webadres.

Al onze machines worden zowel lokaal als off-site gebackupt op versleutelde schijven om zo het risico op data verlies te minimaliseren.

Je rechten

recht op inzage

U hebt ten allen tijde het recht om op te vragen welke gegevens Fomadex fotografie van u bewaart en om deze te komen inkijken. Een telefoontje of een mailtje volstaat om dit recht in te roepen

Recht op rectificatie

Kloppen uw gegevens niet? Zijn uw gegevens veranderd? Laat het ons weten en we passen dit aan.

Recht op overdracht

Mocht u gegevens nodig hebben omdat u overstapt naar een andere leverancier of dienst dan kan u vragen deze gegevens over te dragen. Uitzonderingen hierop zijn beelden en/of ontwerpen waarop auteursrechten rusten en boekhoudkundige gegevens.

Recht op wissen van gegevens

Wil u niet langer dat uw gegevens bij Fomadex fotografie bewaard worden? Dan kan u met een telefoontje of een mailtje dit aan ons laten weten en wij zullen deze uit onze bestanden verwijderen.

Recht op indienen van een klacht

U hebt het recht om bij Fomadex fotografie of de privacycomissie een klacht in te dienen als u vind dat wij niet op de juiste manier met uw gegevens omgaan.

Recht op stop gegevensgebruik

Wil u niet langer dat Fomadex fotografie uw gegevens gebruikt (bijvoorbeeld om u te contacteren) dan kan u dit melden door een mailtje te sturen of te bellen.

Plichten

Foamdex fotografie verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel en artistiek belang. Denk hierbij aan het aanbieden van diensten en producten van Fomadex fotografie.

Mocht het nodig zijn om gegevens die wij bewaren te delen met anderen dan de hierboven genoemde partijen dan zal daar eerst uw toestemming voor gevraagd worden.

Fomadex fotografie behoud zich ook het recht gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer Fomadex fotografie dit nodig acht om te voldoen aan een juridisch onderzoek of gerechtelijke procedure of om de rechten, eigendom of veiligheid van Fomadex fotografie of zijn vertegenwoordigers te beschermen. Hierbij zullen we uiteraard trachten je privacy zoveel mogelijk te beschermen.

Heeft u nog vragen? Contacteer ons gerust!